Terms and conditions of poster competition

Rules of the poster competition at the 17th International Conference of Historical Geographers (ICHG 2018) in Warsaw

  1. The Local Organising Committee, hereinafter referred to as LOC, announces the competition for the best posters presented at ICHG 2018.
  2. The winners will be selected by voting. It will take via mobile application. People who do not use the application on their own device can log in and vote in the conference reception area.
  3. The members of the International Scientific Committee, hereinafter referred to as ISC, and LOC may award between 0 and 50 stars to selected posters, while other participants can give them between 0 and 10 stars; exceeding this limit invalidates all the stars assigned by the individual. One poster can receive no more than 5 stars.
  4. Voting will begin on Monday, July 16th at 12:00 and ends on Friday, July 20th at 18:45 CET. The results of the vote will be announced on July 20th at 19:00 at the formal end of the competition and then posted on the conference website the same day.
  5. A ranking list will be created based on the number of stars. The seven highest ranking posters will be the winners of the competition. In the case of a tie, the LOC Presidium can indicate their order in the ranking.
  6. The authors of the seven winning posters receive cash prizes of PLN 750 per poster.
  7. In addition, the authors of the seven winning posters obtain the right to apply for funding for a six-month research internship in Poland. The funding for the internship is PLN 24,000 and is intended in its entirety for one author of the winning poster. The winner selects a research institution in Poland, which will agree to guarantee him or her a six-month internship and cover any additional costs. The winner has until September 20th, 2018 to send to LOC a letter of intent in an electronic format (e-mail, scan) from the institution concerned, signed by its representative and describing the internship conditions. If more persons apply, the authors of posters ranked higher are prioritized. In the case of the submission of the required documentation by more than one author of the same poster, the LOC Presidium decides the priority. The number of internships depends on the budget of the conference after its completion. Information on the grant will be forwarded to the beneficiary and published on the ICHG 2018 website by September 30th, 2018. The decision made by the LOC Presidium cannot be appealed.
  8. The acceptance of the prize is voluntary, the statement of its acceptance should be expressed electronically (by e-mail) or in writing, the payment of the prize will be conditioned upon agreement with LOC about the rights to use the winning poster.
  9. The processing of the personal data of the participants in the competition documentation for the purposes resulting from the competition’s procedures will take place in accordance with the provisions on the protection of personal data.
  10. The rules of the competition have been written in two languages: Polish and English; in the case of interpretation doubts the binding version for all the parties involved is the interpretation based on the text in Polish.
  11. The applicable law for these rules is the Polish law. Disputes regarding the competition will be settled on the basis of Polish law by the court under whose jurisdiction the LOC headquarters are located.

 

Regulamin konkursu na najlepsze postery zaprezentowane podczas XVII International Conference of Historical Geographers (ICHG 2018) w Warszawie.

  1. Local Organising Committee, zwany dalej LOC, ogłasza konkurs na najlepsze postery zaprezentowane na ICHG 2018.
  2. Laureaci zostaną wyłonieni w głosowaniu. Odbywa się ono za pomocą aplikacji mobilnej. Osoby niekorzystające z aplikacji na własnym urządzeniu mogą się zalogować i oddać głosy w recepcji konferencji.
  3. Członkowie International Scientific Committee, zwanego dalej ISC, i LOC mogą przyznać wybranym posterom 0-50 gwiazdek, natomiast pozostali uczestnicy 0-10 gwiazdek; przekroczenie tego limitu powoduje unieważnienie wszystkich gwiazdek przyznanych przez daną osobę. Jeden poster może otrzymać nie więcej niż 5 gwiazdek.
  4. Głosowanie rozpoczyna się w poniedziałek 16 lipca o godz. 12.00 i kończy się w piątek 20 lipca o godz. 18.45 CET. Wyniki głosowania zostaną ogłoszone 20 lipca o godz. 19.00 podczas uroczystego zakończenia konkursu i następnie tego samego dnia zamieszczone na stronie internetowej konferencji.
  5. Na podstawie liczby gwiazdek przyznanych przez poszczególnych uczestników tworzona jest lista rankingowa. Pierwsze 7 posterów to laureaci konkursu. W przypadku równej liczby głosów Prezydium LOC może wskazać ich kolejność w rankingu.
  6. Autorzy zwycięskich 7 posterów otrzymują nagrody pieniężne po 750 zł na jeden poster.
  7. Autorzy zwycięskich 7 posterów ponadto uzyskują prawo do ubiegania się o dofinansowanie 6-miesięcznego stażu naukowego w Polsce. Kwota dofinansowania stażu wynosi 24 tysiące zł. i jest przeznaczona w całości dla jednego autora zwycięskiego posteru. Laureat sam wybiera placówkę naukową w Polsce, która zgodzi się zagwarantować mu 6-miesięczny staż i pokryć ewentualne dodatkowe koszty. Laureat do dnia 20 września 2018 r. przesyła do LOC w formie elektronicznej (email, skan) list intencyjny od zainteresowanej placówki, podpisany przez jej przedstawiciela i opisujący warunki odbywania stażu. Jeśli wpłynie więcej wniosków, pierwszeństwo mają autorzy posterów wyżej uszeregowanych w rankingu. W przypadku złożenia wymaganej dokumentacji przez więcej niż jednego autora tego samego posteru o pierwszeństwie decyduje prezydium LOC. Liczba staży zależy od budżetu konferencji po jej zakończeniu. Informacja o przyznaniu dofinansowania zostanie przekazana jego beneficjentowi i ogłoszona na stronie internetowej ICHG2018 do 30 września 2018 r. Od decyzji Prezydium LOC nie przysługuje odwołanie.
  8. Przyjęcie nagrody jest dobrowolne, oświadczenie o jej przyjęciu będzie wyrażone drogą elektroniczną (email) lub na piśmie, wypłata nagrody będzie warunkowana uzgodnieniem z LOC praw do wykorzystywania zwycięskiego posteru.
  9. Przetwarzanie danych osobowych autorów w dokumentacji konkursowej w celach wynikających z procedury konkursu będzie odbywać się zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
  10. Regulamin został przygotowany w dwóch wersjach językowych: polskiej oraz angielskiej; w razie wątpliwości interpretacyjnych wiążąca dla stron jest jego wykładnia dokonana w oparciu o tekst w j. polskim.
  11. Prawem właściwym dla niniejszego regulaminu jest prawo polskie. Spory dotyczące konkursu będą rozstrzygane na gruncie polskiego prawa, przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby LOC.